Posted by: Fayez ALFarhan ALanazi | 2011/03/23

مقدمة في كيفية تقييم دورة في إدارة المشاريع Getting Started in Project Management – An Introduction

كيف تقييم دورة في إدارة المشاريع –  مقدمة Getting Started in Project Management – An Introduction

 

ما لا تجده في الدورات المتخصصة :

لقد أخذت والعديد من الزملاء الكثير من الدورات المتخصصة في إدارة المشاريع عبر عدة سنين، وفي أماكن وجهات مختلفة، ولكني بين فترة وأخرى كنت أبحث عن مصدر يكون لديه تجديد في تلك الدورات ويعطيها حقها من منطلق خبرة وتجربة عملية وفق نجاحات فعليّة، وليس مجرد كلام نظري.

هل نحتاج إلى أخذ التدريب ؟

تقوم الدراسات المتخصصة أن 34% فقط من نسبة المشاريع التي تحقق النجاح الفعلي – المتكامل – وهو النجاح الذي يغطي جميع مراحل وجوانب المشروع، كما أن 43% من المشاريع تتعدى وتتخطى الموازنة المالية المرصودة لها، إضافة إلى أن 50% من المشاريع تتعدى وتتخطى المدة المخططة لها.

لماذا ؟

لأن التدريب النظري والأسس العلمية تختلف عن الواقع الفعلي، فإذا كان هذا حال الواقع في الدول المتقدمة وفي الشركات العالمية ذات الخبرة العتيقة والعملية، فكيف يكون الحال في دولنا العربية وفي دول العالم الثالث

فنحن أولا وأخيرا نتعامل مع بشر، وتقوم وتعتمد المشاريع على الموارد البشرية أكثر من قيامها واعتمادها على الأنظمة التقنية

فما هي إدارة المشاريع :

إنها بكل بساطة التمكن من تنفيذ المشروع بكل سلاسة وسهولة، وإنجاز المشروع بأفضل وأكمل طريقة وبأكثر جودة

وعلى ماذا تعتمد :

– تعتمد المشاريع على مهارة الأفراد التي يديرونها

– تعتمد المشاريع على كفاءة الأنظمة والبرامج المتخصصة في إدارتها

لا اعتقد ذلك، لأن الجواب على ذلك يكون بمعرفة كيفية السيطرة على المشاريع وإدارتها، والتي لا تكون إلا إذا تعرفنا على حقيقة المشروع وعلى جوهرة.

الخسارة المضاعفة :

فبكل أسف يركب الكثير من مدراء المشاريع السفينة، ويحاولون قيادتها وتوجيهها، ولكن ذلك يحتاج إلى قبطان ذو خبرة في علوم البحار وفي أحوال وظروف الطقس والرياح، فقد تعصف بالمشروع ريح غير متوقعة ولم يتم وضعها في الحسبان، فتنحرف السفينة عن خط سيرها فترسو في مكان بعيد – إذا كانت محظوظة – أو قد تغرق في منتصف البحر بما فيها من حمولة، وتكون الخسارة مضاعفة للحمولة (المشروع) وللبحارة (الموارد البشرية التي عملت وشاركت في المشروع)

هل هي موهبة :

يأتي ويتكرر سؤال هل القيادة وإدارة المشاريع هي موهبة يولد الإنسان فيها، أم هي فن ومهارة يمكن أن يكتسبها الإنسان من خلال الدورات المتخصصة والممارسة العملية.

مرة أخرى .. ما هي إدارة المشاريع ؟

تقوم جميع المصادر والمراجع أن إدارة المشاريع عبارة عن مسار ومراحل بديهية يجب أن يمر فيها المشروع وتبدأ من قبل بداية المشروع وتغطيه حتى بعد نهايته، وهي :

Initiation, Planning, Executing, Control, Closing

مرحلة البدء والمبادرة، التخطيط، التنفيذ، التحكم والسيطرة، والانتهاء أو التسليم

لذلك تعالوا نتعرف من خلال شرح مبسط على الأسرار التي تعيننا وتضمن لنا –  بإذن الله –  تحقيق نسية أعلى من النجاح.

 

1- الانطلاقة :

تعتبر مرحلة البداية هي مرحلة الانطلاقة التي يمكن من خلالها الحكم أو التنبؤ بمدى النجاح أو الفشل الذي سيحققه المشروع، لذلك لابد أن يتم أولا منح عناية فائقة لهذه المرحلة من خلال الاتفاق مع الأطراف ذات العلاقة

ويمكن سر نجاح هذه المرحلة في تحديد وتعريف المطلوب وتحديد معالمة بصورة لا تقبل ولا تحتمل فيما بعد تقديم أي تأويل أو تفسير جديد.

ويتم التوقيع على المذكرة الخاصة بذلك.

 

2- تخطيط المشروع :

بعد أن يتم الاتفاق على تعريف وتحديد نطاق المشروع، نبدأ في الإعداد لوضع تخطيط للمشروع والتي تغطي الآتي :

– تحديد المصادر المطلوبة

– توزيع الأدوار والمهام

ويمكن سر نجاح هذه المرحلة في اشتمالها وتغطيتها لجميع الاحتمالات والسيناريوات التي يمكن أن تحدث

3- قياس المشروع :

حتى نتمكن من وضع خطة لابد من استخدام أدارة لنتمكن من خلالها من قياس المشروع وتحديد أبعاده، ويكون ذلك من خلال :

– تقسيم المشروع إلى مراحل رئيسية أو عامة

– تقسيم كل مرحلة رئيسية إلى مراحل فرعية

ثم حين نبدأ بالقياس (المدة، الموازنة المالية، الاحتياجات)، فنبدأ من المراحل الفرعية التي ستصب في دورها في الرئيسية، ثم يتجمع لدينا الإجمالي أو حاصل جمع ال المراحل الرئيسية، وهكذا يمكننا تقديم قياس مبدئي للمشروع

ومن فوائد هذه المرحلة أنك ستلاحظ ظهور مواضع وأشياء لم تكن قد وضعت في الإعتبار أو لم تؤخذ في الحسبان أو قد تكون قد تجوهلت أو نسيت أو قلل من شأنها.

وهذا أكبر دليل على فعالية وأهمية هذه المرحلة

ومن أسرار النجاح في هذه المرحلة، القيام بإشراك كل الأطراف ذات العلاقة للإثراء والمساهمة بإدراج نقاط أكثر، كما سيحقق إشراكهم في هذه المرحلة (الحصول على ولائهم ودعمهم الكامل للمشروع)     

4- إضاعة الوقت

تتمثل إضاعة الوقت في إدارة المشاريع بالوقت الذي يمضيه مدير المشروع في محاولاته لمواجهة وحل المشاكل وتجاوزها والتغلب عليها بدلا من العمل على منع حدوثها من الأساس.

وتعتمد هذه الخطوة على مدى خبرة مدير المشروع والوقت والجهد الذي بذله في ورش توقع المصاعب والثغرات والاستعداد لها لمنع وقوعها من بداية المشروع

تكاليف باهظة :

كلنا يعلم من خلال المشاهدات والخبرة أن تكلفة مواجهة ومعالجة المشاكل تكلف وتستزف ما نسبة 100% من وقت المشروع والذي ينعكس بدوره على الموازنة المالية له.

لذلك فإن فن ومهارة منع وقوع المشاكل يكون بمثابة توفير وحماية لوقت المشروع وجودة إنتاجه وإنجازاته.

ومن أسرار نجاح هذه المرحلة، القيام بوضع تلك المشاكل على شكل (مخاطر) مع وضع جدول لتحديد الأولويات.  

5- الاتصال والتواصل :

تعتبر عملية الاتصال والتواصل من المراحل الهمة في دورة حياة المشروع.

الوقوع في الفخ :

تقع أغلب المشاريع في فخ عدم الإعداد الكامل للمشروع بحيث تسقط أو ننسى أو نهمل أو نقلل من دور جهات أو أشخاص يكون لها دور من قريب أو حتى من بعيد في أي مرحلة من مراحل المشروع.

ومن أسرار نجاح هذه المرحلة، القيام بإعداد قائمة المهام والمسؤوليات وتوزيع الأدوار لجميع الأطراف والجهات ذات الصلة من أجل ( إشراكهم ) بالمشروع في وقت مبكر حتى لا يكون هناك مفاجآت أو أعذار، ومن أجل ( كسب دعمهم وولائهم ) للمشروع في كافة مراحله.

ومن أجل نجاح عمليات التواصل، فلابد من تحديد ( اسم الشخص + المطلوب منه + طريقة التوصل + مواعيد التواصل )

6- قيادة المشروع

القيادة بكل بساطة، تعني السيطرة وحسن التوجيه.

فلا تكون القيادة جيدة إلا إذا كان هناك سيطرة، ولن يكون هناك سيطرة إلا إذا كان هناك حسن توجيه

 

ومن أسرار نجاح هذه المرحلة، أن نعرف أن القيادة تكون مملة أو تولد ضغوط وعداوات وتنافس …. ألخ، فالكل يريد أن يكون له دور وأهمية، والكل يريد أن يكون القائد أو القبطان أمام الآخرين.

والفن والمهارة في معالجة ذلك هي في كيفية جعل القيادة تتم بشكل ممتع وسلس.

المشاركة في الكعكة :

حتى نجعل القيادة تكون ممتعة خلال رحلة المشروع، فلابد أن يعمل مدير المشروع على إشعار الجميع أن الجميع سيخرج فائزا في هذا المشروع، وأن دوره وجهوده ستكون ظاهرة وبارزة للعيان

7- النقطة السابقة

يمكنك أنت عزيزي القارئ، أن تضع رأيك أنت من واقع خبرتك الشخصية أو التي قد شاركت فيها أو سمعت أو قرأت عنها.

لأننا كما قلنا يجب أن يخرج الجميع فائزين، وأن يكون لهم دور وأهمية، لذلك نريدك أن تفوز معنا في المساهمة في الكتابة في هذا الموضوع، وسنقوم بنشر رأيك ومساهمتك كما وردت منك

كما يجب أن نتذكر ان هناك مواضيع ذات صلة مثل CRM, Customer, Customer Relationship Management, Data mining, Data Warehousing, ERP, Management, Relationship,

والتي يجب أن نطور من خلالها مهارات وقدراتنا في مجال بناء قواعد البيانات و مناجم البيانات وكذلك في مجال إدارة العلاقات ونقصد إدارة علاقات العملاء.

وكذلك في مواضيع الإبداع و الإدارة و التحفيز و حل المشاكل و معالجة المشاكل

 

ومن المراجع الحديثة التي وجدتها ولكنها تتحدث بشكل مختصر وهي باللغة الإنجليزية، للخبيرة ريتا ميولكاهي والتي ولدت في 1959 وتوفيت في 2010 

Rita mulcahy 1959 – 2010

Getting Started in Project Management – An Introduction

http://www.youtube.com/watch?v=8x7msPfjASo

Getting Started in Project Management – Project Charter

http://www.youtube.com/watch?v=y4x6uQzP2o0&feature=related

Getting Started in Project Management – Project Plan

http://www.youtube.com/watch?v=ASfVR0rAZjw&feature=related

Getting Started in Project Management – Work Breakdown Str

http://www.youtube.com/watch?v=bdlYTwDhqYE&feature=related

Getting Started in Project Management – Risk

http://www.youtube.com/watch?v=732rmkuFC7o&feature=related

Getting Started in Project Management – Communication

http://www.youtube.com/watch?v=xrj4zYv4-Og&feature=related

Getting Started in Project Management – Control the Project

http://www.youtube.com/watch?v=yEKpuZ0JIA8&feature=related

ومرجع آخر هو :

 How to Create a Master Schedule with MS Project

http://www.youtube.com/watch?v=DvJIZ7lCEDw&NR=1&feature=fvwp

 

مع تحيات أخوكم / فايز فرحان العنزي Fayez ALanazi

(سياسة المدونة هو الحرص على وقتكم لذلك نسعى لكتابة ما هو شديد الفائدة والأهمية مع الحرص على اختصار المادة لأبعد الحدود .. ولمن أراد المزيد فيمكنه التسجيل والإشتراك في القائمة البريدية الموجودة في يمين الشاشة .. كما يمكن للجميع إرسال الرابط بكل حرية لكافة الزملاء والأصدقاء لمن يرغب في ذلك )

 


اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

شعار وردبرس.كوم

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

Google photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

Connecting to %s

التصنيفات

%d مدونون معجبون بهذه: